Privacyverklaring

Privacyverklaring Auxilios

· Algemeen

Auxilios is verantwoordelijk voor de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens en hecht veel belang aan gegevensbescherming. Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Belgische Privacywet vindt u in deze privacyverklaring alle informatie over hoe wij de privacy van zowel kandidaten, klanten, leveranciers, als andere contractspartijen of mensen waarmee we contact opnemen waarborgen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de site en alle diensten van Auxilios. Deze verklaring dekt op geen enkele wijze het privacybeleid van andere websites waarnaar via hyperlinks op Auxilios wordt verwezen en waar Auxilios niet de verantwoordelijkheid over heeft.

Het is belangrijk te weten dat het mogelijk is dat we deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. U kunt de mogelijke wijzigingen aan deze verklaring steeds op deze pagina vinden.

Auxilios raadt u aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen. Als u hierover nog bijkomende vragen hebt, kunt u ons steeds contacteren via privacy@auxilios.be. Ook op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit kunt u nog bijkomende informatie vinden: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.

· Gegevensverwerking

• Automatische inzameling van informatie & cookies

Zoals tijdens elk bezoek aan een internetsite, wordt bepaalde informatie ingezameld (IP-adres, DNS adres, browser, schermresolutie, de pagina die voorafgaat aan de toegang tot de site).

Wij zamelen deze gegevens enkel in met het oog op de statistieken betreffende het frequenteren van de site en wij brengen ze niet in verband met persoonsgegevens die elders worden ingezameld.

Het is mogelijk dat tijdens uw bezoek aan onze site een "cookie" wordt opgenomen in uw harde schijf (een klein bestand verzonden door een internetserver die wordt opgenomen in de harde schijf van uw computer, het behoudt het spoor van de bezochte internetsite, het bevat bepaalde informatie over dit bezoek die niet toegankelijk is door deze site alleen). U kan deze cookies weigeren door uw internetbrowser te programmeren zodat u wordt geïnformeerd over het bestaan van cookies of zodat deze systematisch geweigerd worden. Deze cookie laat toe om het surfen op onze site te vergemakkelijken. Auxilios maakt geen verband op tussen de informatie die automatisch zou zijn bewaard door de cookies en nominatieve gegevens betreffende onze bezoekers.

• Welke gegevens worden ingezameld?

Onder persoonsgegevens wordt alle specifieke informatie verstaan die betrekking heeft op een natuurlijke persoon die geïdentificeerd kan worden.

Met het oog op de diensten die Auxilios verstrekt, zamelen wij o.a. volgende persoonsgegevens in: naam, voornaam, leeftijd/geboortedatum, gender, burgerlijke staat, nationaliteit, e-mailadres, telefoon- en/of gsm-nummer, adres, studierichtingen, scholen, diploma's en opleidingen, (gewenste) functie, loopbaan, huidige werkgever, talenkennis, contactvoorkeur, aanvullende informatie die we van u krijgen... Hierin inbegrepen zijn alle persoonsgegevens die worden verstrekt naar aanleiding van een sollicitatieprocedure (sollicitatiegesprekken, selectieproeven en bekwaamheids- of andere testen) of een begeleidingssessie in kader van loopbaanbegeleiding of outplacement.

Voor de uitvoering van de contracten die Auxilios met klanten en leveranciers (contractspartijen) afsluit, kunnen ook financiële gegevens bijgehouden worden.

Als u inlogt op onze site om privépagina's te bezoeken, houden wij de datum van de registratie, uw naam en e-mailadres bij.

• Op welke manier worden gegevens verzameld?

Wij verzamelen gegevens van kandidaten en contractspartijen (bv. klanten of leveranciers) in de eerste plaats door deze gegevens van de persoon zelf te ontvangen. Verder kunnen wij deze gegevens ook verkrijgen via derden, via online of offline media (bv. openbare netwerken zoals LinkedIn) of via partners (bv. in kader van outplacementbegeleiding of opleidingen).

• Verwerkingsdoeleinden en grondslagen

De gegevens die Auxilios inzamelt, zijn enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor deze gegevens ingezameld werden. De belangrijkste reden waarvoor we gegevens van kandidaten inzamelen, is om kandidaten te helpen een gepaste job of andere functies te vinden. Hoe meer informatie we over de kandidaat, zijn vaardigheden of ambities hebben, hoe beter we onze diensten kunnen afstemmen. Een andere belangrijke reden waarvoor we persoonsgegevens verzamelen is om de begeleiding bij outplacement of loopbaanbegeleiding te volbrengen. Het is ook mogelijk dat we deze gegevens gebruiken voor marketing of profilering. Auxilios verwerkt deze gegevens op grond van haar gerechtvaardigd belang om haar functie als bemiddelaar in recruitmentactiviteiten te kunnen uitoefenen.

Het verzamelen van gegevens van contractspartijen is noodzakelijk om de gesloten overeenkomst zo goed als mogelijk uit te voeren. Het is ook mogelijk dat we deze gegevens gebruiken voor marketing. Het gebruiken van deze gegevens voor direct marketing is in het gerechtvaardigd belang van Auxilios om haar functie als bemiddelaar in recruitmentactiviteiten te kunnen uitoefenen.

Waar nodig en in overeenstemming met de wetgeving en voorschriften, zullen we steeds de toestemming van de kandidaat of contractspartij vragen om de gegevens te verwerken.

• Met wie delen we persoonsgegevens?

Auxilios bezorgt de gegevens van een kandidaat aan een klant met als doel de kandidaat bij de klant tewerk te stellen. Na een kandidatenmailing gebeurt dit in de eerste plaats op anonieme wijze en pas na akkoord van de kandidaat worden de eigenlijke persoonsgegevens aan de klant bezorgd.

Als Auxilios als inhouse-partner bij een klant ondersteuning voor werving en selectie biedt, is het mogelijk dat de klant toegang krijgt tot de database van Auxilios. Dit gebeurt echter steeds door en onder het toezicht van de consultant van Auxilios die bij de klant werkt.

Daarnaast deelt Auxilios ook persoonsgegevens met bepaalde contractspartijen in het kader van outplacement- of loopbaanbegeleiding. Auxilios is hiertoe wettelijk verplicht.

Het is ook mogelijk dat Auxilios gegevens deelt met derden zoals dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren (waaronder externe consultants, zakenpartners en professionele adviseurs) of uitbestede IT-providers en documentopslag-providers met wie we een gepaste verwerkingsovereenkomst (of vergelijkbare beschermingsconstructies) hebben.

• Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens gedurende de periode die noodzakelijk is in het licht van de hierboven vermelde doeleinden. Om onze functie als bemiddelaar, dit is het matchen tussen kandidaten en bedrijven, optimaal te kunnen uitoefenen, bewaren we de gegevens van kandidaten gedurende hun volledige actieve loopbaan, met als absolute maximum 40 jaar.

· Rechten van de gebruikers

Als wij persoonsgegevens verwerken, heeft de betrokkene verschillende rechten. De betrokkene kan Auxilios hiervoor steeds contacteren via privacy@auxilios.be. We doen ons best om zo snel mogelijk verzoeken in te willigen en sowieso binnen de termijn en voorwaarden zoals door de regelgeving opgelegd. Deze termijn is meestal een maand, maar kan onder bepaalde (wettelijke) voorwaarden verlengd worden.

Het is mogelijk dat we een verslag van onze communicatie met u bewaren om ons te helpen mogelijke problemen die u meldt op te lossen.

We hadden u graag nog gezegd dat wij ons uiterste best doen uw rechten na te leven. Indien u uw toestemming introk of vroeg uw gegevens te wissen, kan het gebeuren dat uw gegevens opnieuw verzameld worden via (openbare) bronnen in een niet-gerelateerde marketingcampagne (bv. VDAB, LinkedIn). We doen ons best ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt, maar excuseren ons voor het ongemak indien dit wel zou voorkomen. U kan ons natuurlijk steeds opnieuw contacteren om uw rechten uit te oefenen.

Het is belangrijk dat de persoonlijke informatie die we over u hebben correct en actueel is. U mag ons steeds op de hoogte brengen van wijzigingen tijdens de duur waarin wij uw gegevens bewaren.

• Recht op beperking van en bezwaar tegen verwerking

U kan bezwaar uiten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer we ons voor deze verwerking baseren op onze gerechtvaardigde belangen of als we u directe marketingmaterialen sturen. Indien u zich op dit recht beroept, zullen wij onze activiteiten stopzetten. Als wij de verwerking baseren op onze gerechtvaardigde belangen, kunnen we de verwerking enkel voorzetten als:

• we kunnen aantonen dat we dwingende, rechtmatige gronden voor de verwerking hebben die uw belangen overstemmen;
• we uw gegevens verwerken om een strafrechtelijke procedure te formuleren, uit te voeren of te verdedigen.

U kan ook het recht op beperking van de verwerking inroepen. Dit houdt in dat we enkel uw gegevens verder kunnen opslaan, maar verder geen verwerkingen kunnen doen:

• totdat de juistheid van de persoonsgegevens is geverifieerd.
• als u zich verzet tegen het wissen van uw gegevens, maar de verwerking onrechtmatig is.
• totdat is uitgeklaard of de gerechtvaardigde gronden van Auxilios zwaarder wegen dan die van u indien u bezwaar tegen de verwerking gemaakt heeft.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U heeft het recht uw persoonsgegevens tussen verwerkingsverantwoordelijken over te dragen. U ontvangt de gegevens op een gangbare en machine-leesbare vorm. U kunt dit recht uitoefenen als aan volgende voorwaarden is voldaan:

• Het gaat om persoonsgegevens die door u werden verstrekt.
• De verwerking is gegrond op uw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst.
• De verwerking gebeurde op geautomatiseerde wijze (niet louter papier).
• De overdracht schaadt geen rechten en vrijheden van anderen.
• Recht op intrekking van de toestemming

Wanneer u ons de toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken voor bepaalde activiteiten, dan kunt u deze toestemming op elk gewenst moment intrekken. In dit geval zullen we de activiteit waarvoor uw toestemming gegeven had stopzetten. Alleen als Auxilios van mening is dat er een alternatieve grond is om een voortzetting van de verwerking van uw gegevens te rechtvaardigen voor dit doel zullen we de verwerking niet stopzetten. Als dit het geval is, zullen we u daarover informeren.

• Recht op gegevenswissing

Onder bepaalde omstandigheden kan u Auxilios verzoeken uw persoonsgegevens te wissen, namelijk wanneer:

• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt;
• u uw toestemming voor de verwerking intrekt en deze verwerking berust niet op een andere rechtsgrond;
• de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn;
• het noodzakelijk is de persoonsgegevens te verwijderen om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke;
• Auxilios de gegevens verwerkt omdat we dit noodzakelijk achten voor onze gerechtvaardigde belangen, u maakt bezwaar tegen deze verwerking en Auxilios niet in staat is om zwaarder wegende gerechtvaardigde gronden aan te tonen.
• Recht op inzage en verbetering

U kan ons op elk moment vragen welke informatie we over u bewaren. Daarnaast kan u vragen deze informatie aan te vullen en te verbeteren.

Het is mogelijk dat we u vragen uw identiteit te verifiëren. We zullen geen kosten aanrekenen voor uw inzage tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of excessief is. Ook indien u ons extra kopieën van deze informatie vraagt, kunnen we u in redelijke mate administratieve kosten aanrekenen indien dit wettelijk is toegestaan.

Onder bepaalde omstandigheden is het mogelijk dat wij uw verzoek afwijzen. Als we uw verzoek afwijzen, zullen we steeds uitleggen waarom we dit doen.

• Recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Indien u vindt dat Auxilios de privacyregelgeving niet correct naleeft, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de lokale toezichthoudende autoriteit, namelijk de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

· Veiligheid en vertrouwelijkheid

Auxilios onderneemt alle redelijke en gepaste stappen om de integriteit, confidentialiteit en beschikbaarheid van de persoonlijke informatie die we hebben te beschermen tegen misbruik, verlies of ongeautoriseerde toegang. We hebben hiervoor zowel technische als organisatorische maatregelen getroffen. Auxilios en haar werknemers respecteren de privacy van alle betrokkenen en houden de gegevens confidentieel.

· Contactgegevens

Auxilios heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO). U kan deze DPO contacteren via de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke.

De contactgegevens van de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zijn:

Auxilios bvba

Jacob van Arteveldestraat 3 - bus 1.1

8800 Roeselare

051 22 06 58

privacy@auxilios.be